¿Cómo seleccionar un sistema de producción?
Muchas empresas se encuentran con el problema de seleccionar un sistema de producción, ya sea por primera vez o luego de sufrir uno o varios fracasos en el tema.
Para dar una idea de la magnitud del problema diría que más del 70% han tenido experiencias negativas y tal vez un 20% más han tenido resultados mediocres.
En muchas oportunidades me han preguntado con que criterios se podía seleccionar un sistema de producción.
El tema no es fácil, como todo lo relacionado con sistemas se presta para prometer cualquier cosa, en un título como programación de la producción se pueden englobar desde sistemas elementales hasta sistemas que contemplan todas las variante y tienen en cuenta el estado total de la situación de la producción, replanteando la situación completa en cada corrida.
Vamos a plantear a continuación 6 pasos a seguir y algunos criterios a tener en cuenta para encarar la selección de un sistema:
1 - Plantear que se quiere resolver con la implementación del sistema:
Analizar cuales son los problemas más importantes que necesitan solucionar, por ejemplo reducir el stock, tener el control de las órdenes de fabricación, controlar los costos, reducir las emergencias, controlar la trazabilidad, tener buena visibilidad de la situación, controlar la fabricación en terceros etc.
Sugerimos que hagan una lista en orden de importancia de los problemas de su empresa, para plantear en las presentaciones de los posibles proveedores.
2 - Establecer un presupuesto de inversión:
Tenga en cuenta que el tema de producción es complejo, independientemente del tamaño de su empresa, si su producción es muy compleja no la podrá controlar con un sistema elemental, aunque tenga 30 operarios.
El desarrollo de estos sistemas es muy costoso y la inversión no se puede recuperar con precios muy bajos.
3 - Seleccionar los posibles proveedores:
Experiencia del proveedor en el tema de producción, averiguar si el sistema nació con Finanzas o el Comercial, en ese caso cuanto hace que desarrollaron producción.
Entidad de la empresa, solvencia y presencia empresarial, antigüedad de la empresa en el mercado, lista de clientes que tienen los módulos de producción, satisfacción de los clientes.
Tecnología y lenguaje de programación utilizado, conviene que esté desarrollado en tecnología moderna, con lenguajes y bases de datos de uso común en el mercado.
Certificaciones nacionales e internacionales de la empresa y del producto, averiguar si la empresa está avalada por los grandes actores del mercado internacional, tales como Microsoft, IBM, Oracle, etc.
Preselección de los proveedores a evaluar, ver mas 3 o 4 sistemas lo dejarán probablemente con una confusión muy grande y le quitará claridad de ideas.
En el caso de representaciones locales de sistemas desarrollados en el exterior. averigüe la antigüedad de la representación para evaluar el riesgo de que desaparezcan con la próxima crisis económica.
Desarrollos “a medida” Un sistema de producción completo puede necesitar, partiendo de la experiencia de múltiples empresas unas 60.000 horas de desarrollo, o sea unos 3 años con un equipo de 10 personas, por eso hay que hacer una buena evaluación antes de contratar el desarrollo a medida, mas si su empresa no dispone aún de la mejores práctica de negocios para hacer el relevamiento.
Si su empresa se encuentra en una fase de crecimiento muy grande es probable que necesite hacer alguna “reingeniería de procesos administrativos”, puede ser conveniente que el proveedor tenga experiencia en Organización de la producción.
4 - Aprovechar las presentaciones:
Usted presenta la problemática de su empresa y el proveedor debe demostrar que la entiende y que la puede resolver mostrando un amplio dominio del tema, cuando le contesten con un “si lo hace” averigüe “como lo hace”.
Conviene tener como interlocutores a gente con experiencia en producción, para que puedan interpretar sus necesidades y contestar todas las preguntas. Las ”Demos” están preparadas para convencer que el sistema hace todo lo que el cliente necesita, con la menor cantidad de preguntas.
Lo lógico es que el sistema se adapte a su Empresa y no que su Empresa se deba adaptar al sistema. Si tratan de convencerlo que un sistema “hace todo” porqué tiene muchas instalaciones, recuerde que su empresa es única en sus particularidades, solo lo puede resolver planteando sus necesidades y evaluando como las resuelven.
Puede ser conveniente hacer las evaluaciones con reuniones sucesivas hasta convencerse que el sistema satisface sus necesidades.
Una vez que le han explicado los conceptos puede pedir que le muestren algunas funciones importantes elegidas por usted con el sistema funcionando en tiempo real, por ejemplo el ingreso de materiales a recepción, el ingreso de la estructura de un producto o una corrida de programación.. En todo momento conviene tratar de conservar la visión de conjunto, o sea de “ver el bosque”, sin perderse en los detalles.
Si hay puntos faltantes y proponen desarrollarlos, o si disponen de una “base de conocimiento” y dicen que todo lo que le falta se lo desarrollarán a medida, hay que pensar que eso puede requerir muchas horas de desarrollo, con el costo correspondiente. Si acepta que desarrollen alguna función luego del cierre, ya sea sin costo o con cargo, conviene hacerlo figurar en el contrato en forma detallada.
5 - Características del sistema:
El tema es complejo, como referencia se puede tener en cuenta estos criterios de evaluación:
Tecnología y lenguajes utilizados, preferentemente moderna y de uso común en el mercado y el costo del hardware necesario para soportar el sistema;
Tener en cuenta que puede ser muy conveniente que el sistema sea “Web enable” o sea que pueda ser accedido por Internet, usted podrá consultarlo y usarlo desde su casa o desde cualquier parte del mundo.
Es conveniente que pueda comunicarse fácilmente con herramientas de escritorio, como por ejemplo Microsoft Office, recuperación de planos de Autocad y similares, Correo electrónico, Project, etc.
Debería disponer de una herramienta para la generación de reportes.
Amplitud de la parametrización, para adaptarlo a sus necesidades cambiantes.
Flexibilidad para ir implementando las funcionalidades del sistema a medida que las necesita.
Escalabilidad para que el sistema se adapte al crecimiento de su empresa; no conviene contratar un sistema de alcance muy reducido que deba ser discontinuado porque no permite acompañar su crecimiento.
Esquema de seguridad interna y externa.
6 - Como se puede evaluar si un sistema de producción es completo y de avanzada?
Damos como referencia una lista de temas de avanzada que estos sistemas deben manejar, cuanto más de estos temas estén disponibles mas completos se pueden considerar el sistema, aunque su empresa no necesite alguno de ellos hoy, los puede necesitar en el futuro:
Reprogramaciones sin límite y realización de simulaciones de la corrida de programación;
El proceso de programación no interrumpe el uso del sistema por los usuarios.
Manejo de Terceros con emisión de ordenes de compra, control de ingreso y devoluciones, control de stock y lote en el tercero, control de su facturación.
Manejo de Segundo rechazo en línea, con control del débito y pago a proveedores.
Programación con emisión automática de Órdenes de fabricación, Requisiciones de compra y Órdenes de entrega, con sus fechas y emisión de alertas por las dificultades para la realización del programa planteado.
Manejo de Ordenes de Compra Abiertas y Cerradas, preparadas por inflación.
Manejo de “Fórmula y Rutas Alternativas”
Ciclo de Recuperación de Materiales por “desarme de productos o conjuntos rechazados”
“Alertas automáticos” con avisos para prevención de emergencias de producción.
Comunicación directa por Internet con proveedores estratégicos, con envío de Alertas automáticos.
Calculo de Costo Estándar y Real, con resolución de la matriz de costos de los centros indirectos sobre los directo; con realización de Simulación de costos.
Importación de materiales con cálculo de la matriz de costos y simulaciones.
Trazabilidad “end to end”, si bien parece que alcanza con el control por Lote, el tema es mucho más complejo y muchos sistemas no lo tiene resuelto. ( ver artículo: Trazabilidad si pero a que costo?)
Workflow de aprobación ampliamente parametrizable con la posibilidad de ser incorporado en todos los puntos de control necesarios.
Conclusiones:
Obviamente no hay formulas sencillas para esta difícil tarea, hemos tratado de dar algunas orientaciones para encarar una búsqueda en forma razonable y planificada.
El concepto de fondo a rescatar es que la persona o equipo que hace la selección debe tener bien claro lo que su empresa necesita y encontrar un sistema que le brinde las soluciones adecuada.
Les deseamos buena suerte en la búsqueda.
