¿El desarrollo de un ERP debe ser propio o de especialistas?

Entre las dudas más frecuentes en las empresas medianas que se proponen consolidar su desarrollo está la vinculada a la implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Conviene adquirir un sistema o desarrollarlo en casa?, suele ser la pregunta. ¿Cuáles son las ventajas de ambas alternativas?

La implementación de un sistema informático en una empresa de cualquier rubro y tamaño suele poner a sus dueños frente a disyuntivas similares a las enfrentadas ante otras inversiones: cómo lograr la mejor ecuación costo/beneficio o si se prefiere, cómo sacarle el mayor provecho al desembolso de capital. Del mismo modo que una empresa metalmecánica puede sopesar la posibilidad de comprar un torno o fabricarlo, se puede evaluar la adquisición de un sistema ERP estándar, hecho por especialistas, o que lo desarrolle algún conocido que se dedica a hacer programación.

A continuación se analizan las dos alternativas; con las ventajas, contras y riesgos, que entraña cada una de ellas.

Al momento de evaluar si comprar un sistema o desarrollarlo en la empresa es importante tener en cuenta las siguientes pautas:

En cuanto al equipo de trabajo: Los sistemas estándares están desarrollados por empresas de software especializadas. Esto significa que encontrará embebidos en los servicios, años de experiencia técnica y funcional haciendo sistemas. Cuando el desarrollo es realizado por personal propio o contratado, la empresa debe confiar en que la calidad técnica del equipo de desarrollo será la requerida para un proyecto de esa magnitud.

En cuanto al costo: el valor de un sistema y el retorno de la inversión es una de las principales variables de análisis al momento de evaluar si comprar o desarrollar. En el caso de un sistema comprado, el costo de desarrollo se comparte entre muchos clientes, y lo que paga cada uno resulta más accesible. Si es un desarrollo propio, todo el costo deberá ser absorbido por la empresa.

Por otra parte, al comprar un sistema el costo es conocido desde el inicio y se establece por contrato con la empresa que lo comercializa, lo que permite estimar adecuadamente la magnitud y el recupero de la inversión.

Cuando un sistema es desarrollado internamente, es casi imposible determinar su costo, pero normalmente es infinitamente mayor que el estimado, y puede llegar a multiplicar muchas veces lo presupuestado.

En cuanto al producto: Ante de realizar la contratación se puede elegir entre varios sistemas y además existe la posibilidad de obtener referencias concretas de otros clientes.

Si el sistema se desarrolla internamente, no sólo no existe la posibilidad de evaluarlo, sino que tampoco está relevado y lo que es peor: el resultado del desarrollo no es previsible para la empresa. Es algo así como si una empresa de desarrollo de software necesitar instalar un sistema de aire acondicionado central y se le ocurriera contratar a un mecánico “genio” para fabricarlo a medida.

En cuanto a la continuidad de los servicios: Cuando uno compra un sistema ERP establece una relación de largo plazo con la empresa proveedora. Por tal motivo es imprescindible evaluar su trayectoria y conducta de manera tal que permita determinar de antemano su confiabilidad y sus antecedentes para que la relación sea mutuamente beneficiosa.

Si el sistema se hace internamente, la relación a largo plazo se establece con una persona que puede dejar la empresa ante una mejor oferta. Esto implica que el proyecto peligra si esa persona cambia de trabajo. Contratando a una empresa de software, los recursos serán reemplazados sin que implique un riesgo a la continuidad y finalización del proyecto.

En cuanto al costo de la oportunidad: el crecimiento de una empresa redunda en nuevas necesidades de información, planificación y organización, y como consecuencia de ello, se identifica la necesidad de disponer de un sistema que acompañe ese proceso. Ante este requerimiento muchas empresas evalúan comprar un sistema o completar el actual. Al comprar se podrá disponer en forma inmediata del software completo y en términos referenciales se puede estimar que en un año se lo puede tener implementado, e integrado en todas las áreas de la empresa.

Como contracara, al evaluar completar e integrar los desarrollos que se tienen implica que su disponibilidad no será inmediata y probablemente no se podrán aprovechar las oportunidades de crecimiento mencionadas.

En cuanto a la funcionalidad: Las funciones de los sistemas ERP están basadas en las mejores prácticas de negocios de los clientes más organizados, y en permanente actualización y mejora. Las empresas que compran un sistema pueden mejorar sus prácticas de negocios sin recurrir a costosas reingenierías.

Al hacer un desarrollo propio se relevan las prácticas de la propia empresa, y el sistema resultará tan bueno o tan malo según sean esas prácticas. Por ejemplo, temas como costos o programación de la producción suelen ser manejados en forma muy incompleta. Los sistemas resultantes reflejarán en sus funciones las limitaciones de esas mismas prácticas manuales, con lo que se pierde una extraordinaria oportunidad de organizar la empresa por medio del sistema.

Los sistemas pueden “parametrizarse” para trabajar de múltiples maneras y así adecuarse a las distintas prácticas de las empresas. Un sistema estándar o “preelaborado” es tanto mas completo cuanto más parametrizable es, ya que permitirá configurar sus funciones a la manera de trabajar del cliente.

La gran ventaja del desarrollo propio consiste en realizar funciones especiales o propias de la empresa, pero de uso poco común en el mercado.

En cuanto a la actualización: Los sistemas estándar tienen mejora continua y son actualizados permanentemente para cumplir con las exigencias legales e impositivas. Además son sistemas “vivos” van creciendo y mejorando con el paso del tiempo, incorporando nuevas funciones.

Es difícil incorporar mejoras en un sistema en permanente desarrollo, ya que primero hay que completar las funciones aún no desarrolladas; de todos modos salvo que se realice una organización de la propia empresa o reingeniería es difícil que se produzca la oportunidad.

En cuanto a la tecnología: Las empresas de desarrollo de software se actualizan permanentemente en temas de tecnología informática, de acuerdo a la evolución del mercado, las tendencias de los líderes como Microsoft, u otros.

Sin embargo, una vez que se inicia un desarrollo propio con una duración de muchos años, es imposible actualizar la tecnología. La mayoría de las veces, los sistemas hechos internamente quedan obsoletos aun antes de haber sido terminados.

En cuanto a la propiedad intelectual: Un sistema ERP Estándar tiene debidamente registrada la propiedad intelectual, lo que evita cualquier problema legal en relación a su utilización.

Si la empresa realiza un desarrollo propio debe registrar la propiedad intelectual para evitar problemas en el futuro en relación al derecho a comercializar el producto resultante.

En cuanto al soporte: Existe la posibilidad de contratación de un Servicio de Mantenimiento por la detección y corrección de errores y apoyo telefónico a los usuarios.

Una empresa que ha desarrollado su propio sistema deberá tener un equipo de personas dedicada a la atención de usuarios internos y la detección y corrección de errores, lo que tiene costos fijos importantes y difíciles de estimar.

CONCLUSIONES: en términos generales podríamos decir que si se trata de empresas con organización y prácticas de negocios normales debe considerar seriamente la conveniencia de comprar un sistema estándar, totalmente integrado e implementarlo completo en menos de un año, con costo conocido.

Desarrollar de un sistema a medida o propio puede ser una aventura de imprevisibles consecuencias en términos de continuidad, de costo, de plazo de ejecución y aun legales.

Cada empresa se dedica a una actividad, y eso es “lo que sabe hacer” por eso es exitosa. Desarrollar sistemas es una actividad de alta tecnología, que requiere una gran especialización.

La imagen de cine en la que el genio de la informática realiza cosas milagrosas en muy poco tiempo no es real, para desarrollar un ERP modesto se pueden necesitar unas 80.000 horas de desarrollo, estimando un costo de 50 $/hora estamos hablando de unos 4 millones de pesos, con resultado incierto y a largo plazo.

Ese mismo sistema, mas completo, terminado, probado y garantizado se podría comprar, a un 5 % de ese valor y tenerlo instalado en menos de un año.

¿Entonces cuando conviene desarrollar?

Puede considerarlo solo en el caso de que su empresa sea muy especial en sus prácticas de negocios, que tenga un departamento de sistemas muy organizado y que el nivel de costos que hemos mencionado no sea significativo en su esquema de ingresos.

¿Cuál puede ser una buena solución?

Comprar el sistema estándar que más se adecue a su empresa y su operatoria y hacerle las adaptaciones especiales, con dos alternativas: si tiene un buen departamento de sistemas, adaptarlo internamente, o hacerlas cotizar a la empresa a la que compró el software.